桐生あんずです

日常やプログラミングについて書いています。

RubyKaigi 現地参加するために事前にやったこと

桐生あんずです。2年以上ぶりに RubyKaigi に現地参加することになりました。明日からついに始まるのでドキドキしています。

rubykaigi.org

前回参加した頃は学生の身分でしたが時を経て社会人3年生になりました。そして、今回は大変ありがたいことに会社のお金で行かせてもらえることになりました。会社の経費でこういった大きなイベントに行かせてもらえるのは初めての経験で感慨深いものがあります。

自分以外にも今年入ってきた新卒の方たちの RubyKaigi に行けることになり、一番参加年数の多い自分が引率役を任されることになりました。責任重大です。これは学生時代と色々違ってくるのでは……? となり現地参加する前に細々と準備をしたのでその話をエントリにしました。

必須でやること

チケット・ホテル・新幹線等の予約

  • チケットは早めに購入することで Super Eraly Bird で安く買えるので参加が決まったらすぐに購入するのがおすすめです。
    • オフライン・オンライン複合型になったことで購入時に in-person (現地参加)かどうかを選択する必要があります。周りの人で確認したら現地参加の予定なのにオンライン限定のものを買ってしまってた! という事例を目にしたので大丈夫だろうと思っても確認しておくと良さそうです。直前でもメールでお問い合わせして変えてもらうことができるみたいです。
  • ホテルは一ヶ月前に予約しておくとよい
    • 会社で経費見積もりするためにホテルの費用を把握しておくことが求められることもあるので、ホテルの予約も現地参加が決まったら早めにやっておくと良さそうです。
    • ちなみに同僚2人で部屋を取るときに予約方法をミスるとダブルベッドで一緒に寝る羽目になる事件が界隈で多発していることを会社の人から聞きました。そうなりたくない人は部屋情報をちゃんと確認するとよさそう
  • 交通系はどっちでも大丈夫
    • 人によりますが、平日の出発になるのでそんなに交通系周りで急いで取ることはなさそうという話になりました。マメにやりたい場合は一週間~数日前ぐらいに取っておくのがベストになりました。
  • その他
    • 領収書がないと経費精算時に大変困るので必ず管理できるようにしましょう

経費見積もり・申請の対応

  • これは会社によると思うので細かいことは省きますが参加前に経費の見積もりを行いました。部屋などを予約するときにちゃんと上限を超えていないかどうかを確認しながら取ることが大事。
  • イベントが終わったら申請は忘れずに行う

会社の勤怠ルールの確認・申請処理を行う

これも会社によるので細かくは言いませんが、イベント時の勤怠の付け方や振替休日の申請等が必要であれば当日前に確認・処理しておくと人事の方がハッピーになれます。(人事の方に超絶丁寧に教えてもらい参加者のみんなが必要なタスクを終わらせることができました)

やっておくと良いこと集

イベントの予習

  • せっかくの長期カンファレンスなのでよりちゃんと発表を楽しむために事前予習しておくと◎
    • 社内には Ruby / Rails に詳しい超絶優しい先生がいるので毎週講義(全3回)をしてもらうことで発表内容の予習をしました。他社の方々や RubyKaigi の関係者の方が直々に解説をしている資料もネットに上がっているので見ておくとかなり良さそうです。

Rubyに関する日本最大カンファレンス「RubyKaigi 2022」に向けて予習会をしました! | イベントレポート

https://jungle-traffic-1ba.notion.site/RubyKaigi-2022-a15dc34c50194019ba4d5438b0ef63ea

出先のご飯事情を抑えておく

我々は仕事の出張できているという体ですが、せっかくの地方遠征なので美味しいものは食べたいよねということでみんなで行ってみたい店を出し合って予約することにしました。楽しみですね。

スポンサー企業のグッズ・企画をキャッチしておく

今年はあまり大々的なイベントは開かれませんが、スポンサー企業の方で小規模なイベントやグッズ配布の企画は行われているのを観測しています。

#rubykaigiTwitter 検索すると色々見つかるのでイベント直前に検索をかけておくとよさそうです。事前申し込み企画もあるので早めにキャッチしておくのも大事そうですね。私はまずはおみくじしにいこうと思います。

持ち物確認する

  • 基本は遠出する時と一緒ですがカンファレンスの場合はコミュニケーションを円滑にするための装備やグッズを持っていくのも良いかもしれません。過去カンファレンスのTシャツやエンジニアのミームっぽいシャツがあるとイベントに溶け込めて楽しそう。名刺コミュニケーションも思ったよりあるので持っていった方が良さそうです。
  • あとは生活必需品や作業に使うものを忘れないようにしましょう
    • PC・充電器
      • 業務PC を持っていく際は Wi-FI の設定や他の人に見てはいけないものを見られてないかどうか気を付ける
    • 着替え・化粧品・歯ブラシ・常備薬等の遠出グッズ
    • マスク
      • 体温計もあるとなお良い
    • 上着
      • ホール内は意外に冷えるという話を聞いたので持っておくとよさそう

イベントを楽しむツイートをしてみる

  • すでに出発途中の方達が #rubykaigi をつけて呟き始めてますが、見る側としてもとてもワクワクするものがあるので面白いことがあったらどんどん呟いていくと良さそうです。(羽目を外して破滅等をやらかすと予期していないセルフブランディングが発生することもあるので気をつけましょう……)

まとめ・ついでに

久々の RubyKaigi でテンションが上がり始めてます。自分も楽しみつつ初参加の後輩たちに楽しんでもらえるよう三日間やっていこうと思います。 その後輩たちが RubyKaigi 前に合わせてブログを書いてくれたので興味がある方は読んでもらえると幸いです。(イベント中に声をかけてもらえたらめっちゃ喜びます)